Per 1 januari 2012 worden de regels voor e-mail marketing weer wat aangescherpt. Branchevereniging DDMA (Dutch Dialogue Marketing Association) en de Nederlandse Thuiswinkel Organisatie schreven de zogeheten "Code Reclame via Email" en hebben deze ingebracht bij de Reclame Code Commissie, die de regels samen met de Opta zal gaan handhaven.

De volledige code kun je downloaden (PDF) via de website van DDMA. De code telt 2 kantjes en is -- voor een juridisch getint document -- verrassend leesbaar en begrijpelijk. Zeker de moeite om even door te nemen.

Moet je je nu zorgen gaan maken als je een e-mail nieuwsbrief verstuurt? Dat valt wel mee, als je je al hield aan de bestaande wetgeving. Heel kort samengevat komt die op het volgende neer:

1. Je hebt van elke ontvanger van je e-mail nieuwsbrief
   expliciete en aantoonbare toestemming om hem of haar per email te informeren. Die toestemming kan bijvoorbeeld zijn verkregen via een aanmeldingsformulier op je website.
2. Of je hebt een
   aantoonbare, actieve leverancier/klantrelatie met de ontvangers in kwestie en informeert hen over producten en diensten die vergelijkbaar zijn met eerder afgenomen producten en diensten. Opmerking daarbij: als je voor het eerst een email nieuwsbrief verstuurt naar iemand die 6 jaar geleden iets in je webshop heeft gekocht, dan kan dat moeilijk een "actieve" relatie genoemd worden.

Eigenlijk is het een kwestie van gezond verstand: zoek niet de grenzen op, maar stuur je e-mail nieuwsbrief alleen naar mensen die dat echt willen én voor wie die nieuwsbrief toegevoegde waarde heeft. Lees ook eens deze handige e- mail marketing permissie checklist.

Check voor de zekerheid wel even een paar zaken

Toch zijn er wat nieuwe of aangescherpte regels die de aandacht vragen. Zelfs al doe je alles netjes volgens de (huidige) wetgeving. We noemen een paar van de belangrijkste die zelfs door heel brave nieuwsbriefverzenders toch nog wel eens fout worden gedaan:

Je bedrijfsnaam in het Van-veld

Een ontvanger moet direct in het Van-veld kunnen zien dat de nieuwsbrief van jouw bedrijf afkomstig is. Misschien verstuurde je tot heden je nieuwsbrief op persoonlijke titel, omdat ontvangers aan het e-mail adres en de inhoud van de nieuwsbrief toch wel zien van welk bedrijf de e-mail komt. Dat moet je dan aanpassen. Dus niet meer "Bill Gates" maar "Bill Gates | Microsoft". Bij een goed e-mail marketing programma kun je dat eenvoudig wijzigen.

Gebruik geen noreply-adres als afzenderadres

Ontvangers van je e-mail nieuwsbrief moeten kunnen reageren. Daarom mag je geen noreply-adres gebruiken. Het is overigens wel enigszins begrijpelijk dat dit soms toch gebeurt: als je een algemeen e-mail adres van je bedrijf gebruikt (bijvoorbeeld info@) komen bounces en out-of-office-meldingen daarop terug. Als dat info@ adres bij meerdere collega's binnenkomt (in veel bedrijven is dat het geval), is dat natuurlijk vervelend. Maak daarom een speciaal nieuwsbriefadres aan, bijvoorbeeld nieuwsbrief@ of marketing@, dat alleen binnenkomt bij de nieuwsbriefverantwoordelijke.

Afmelden voor een nieuwsbrief moet makkelijk zijn

Pas geleden schreven we nog een blog over hoe moeilijk afmelden voor een nieuwsbrief soms kan zijn. In de nieuwe regels wordt hier ook over gesproken: afmelden moet simpel en direct zijn, en afmeldingen moeten zo snel mogelijk worden verwerkt.

Stuur geen zware bijlages mee met je e-mail nieuwsbrief

Eigenlijk kun je het beste helemaal geen bijlages met je nieuwsbrief meesturen, maar als je het toch doet, dan mogen die alles bij elkaar niet zwaarder zijn dan 150 Kb.

Wees duidelijk over downloads

Het alternatief voor een bijlage is een downloadlink. Als je je mooie nieuwe productbrochure wilt laten zien, plaats die dan op je website en neem een link naar dat bestand op in je nieuwsbrief. Volgens de nieuwe regels moet je dan wel duidelijk bij die link vermelden wat de ontvanger kan verwachten. Bijvoorbeeld: "Download onze brochure (PDF, 500 Kb)".

Heb je binnen je huidige e-mail nieuwsbrief programma problemen om aan deze regels te voldoen? Of wil je beginnen met e-mail marketing en ook zeker weten dat je het goed doet? Neem dan eens contact met ons op over de mogelijkheden van onze e-mail marketing tool WebGenerator ProMail. Bel gerust (036 30 200 15) als je vragen hebt of maak gebruik van dit formulier voor een vrijblijvende offerte.