Stappenplan webshop-implementatie

De Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower zei ooit: “Plans are nothing; planning is everything”. Dat is precies hoe WebGenerator er ook over denkt. Hieronder de stappen zoals we die in een webshopproject doorlopen.

Stap 1: Kick-off gesprek

Elk project is gebaseerd op een fixed-price offerte en in de offerte-fase hebben we al veel details met u besproken. Er is bijvoorbeeld al een keuze gemaakt welke webshop software zal worden gebruikt en alle functionaliteiten zijn in kaart gebracht.

De ervaring leert echter dat niet alles vooraf helemaal ‘dichtgetimmerd’ kan worden. Daarom wordt als eerste stap in het project een kick-off gesprek ingepland. U voert dat gesprek met de projectmanager en ontwikkelaar. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project kan dit gesprek telefonisch worden gevoerd of bij ons op kantoor in Almere.

De volgende zaken worden besproken en afgestemd:

  • De definitieve invulling van webshop design of keuze van webshop template.
  • De beschikbaarheid en aanlevering van logo en slider- en bannerimages.
  • Praktische informatie zoals het domein en de shopnaam.
  • De keuze voor betaalmethoden en Payment Service Provider.
  • Voorbereiding van aan te leveren productinformatie en productstructuur.
  • Voorbereiding van algemene teksten (‘Over ons’, algemene voorwaarden, etc.).
  • Wederzijds uit te voeren acties in voorbereiding op de 1e shopmeeting.
  • We maken met u de afspraak voor de 1e shopmeeting.

Direct na het kick-off gesprek ontvangt u per e-mail van ons de volgende zaken:

  • Sjablonen voor het aanleveren van productinformatie en productstructuur.
  • Overzicht van door u te schrijven algemene teksten met nuttige tips.
  • Een overzicht van Payment Service Providers om u te helpen bij uw keuze daarin.
  • Een overzicht van wederzijdse acties tussen kick-off gesprek en 1e shopmeeting.
  • Afspraakbevestiging voor de 1e shopmeeting.

Het kick-off gesprek is dus een belangrijk moment waarop we samen veel acties en aandachtspunten bespreken, én het ‘huiswerk’ in aanloop naar de 1e shopmeeting in kaart brengen.

Stap 2: Tussen kick-off en shopmeeting 1

Na het kick-off gesprek levert u de besproken materialen bij ons aan en gaan wij op basis daarvan aan de slag om de eerste opzet van de webshop te realiseren. In de fase tussen kick-off en shopmeeting 1 worden de volgende acties uitgevoerd:

Uw acties:

  • Aanlevering logo en afbeeldingen t.b.v. sliders en banners.
  • Aanlevering voorbeeld-productinformatie en productstructuur.
  • Indien mogelijk: doorgeven van keuze Payment Service Provider.

Onze acties:

  • Eerste opzet webshop o.b.v. gekozen design en aangeleverde input.
  • Gedeeltelijke voorbereiding productstructuur en plaatsing voorbeeldproducten.
  • Plaatsing pagina’s Disclaimer en Privacy o.b.v. standaard teksten.
  • Opmaak van factuur en ordergerelateerde e-mails.
  • Instellen testaccount Payment Service Provider (indien keuze al bekend is).

In deze fase maakt WebGenerator dus al een flink begin met de webshop zodat we in de eerste shopmeeting de eerste opzet aan u kunnen presenteren en concreet aan de slag kunnen.

Stap 3: Shopmeeting 1

De 1e shopmeeting beslaat ongeveer een ochtend of een middag en vindt plaats bij WebGenerator in Almere. De agenda ziet er als volgt uit:

  • Presentatie en bespreking eerste opzet webshop
    We presenteren de eerste opzet van de webshop, waarbij u alle gelegenheid krijgt uw feedback daarop te geven zodat wij die na de meeting kunnen verwerken.
  • Uitleg en invoer van basisinstellingen webshop
    We loggen samen in op de beheerkant van de webshop en doorlopen alle basisinstellingen. Waar mogelijk vullen we benodigde informatie direct met u in of we leggen uit hoe u dat na de meeting zelf kunt doen.
  • Training productinvoer en plaatsing algemene teksten
    In voorbereiding heeft WebGenerator een basale productstructuur in de webshop opgezet en een aantal voorbeeldproducten ingevoerd op basis van de aangeleverde informatie. Tijdens de meeting leggen we uit hoe u de verdere inrichting en invoer van producten zelf ter hand kunt nemen. Omdat er al wat voorbeelden zijn ingevoerd kunnen we dat heel pragmatisch afstemmen op een wijze van productinvoer- en presentatie die voor u het beste werkt. Ook leggen we uit hoe u algemene tekstpagina’s in de webshop kunt plaatsen.
  • Bespreking keuze Payment Service Provider
    Er zijn veel Payment Service Providers die aan uw webshop gekoppeld kunnen worden. Het is niet ongebruikelijk dat het kiezen van de meest geschikte PSP wat meer tijd kost en dat u op het moment van de 1e shopmeeting die keuze nog niet gemaakt hebt. In dat geval kunnen we samen nog even de verschillende opties doorspreken.

Aan het einde van de 1e shopmeeting maken we meteen een afspraak voor de 2e shopmeeting én een tussentijds telefonisch overleg. Meer hierover in de volgende uitleg van stap 4.

Stap 4: Productinvoer en shopafwerking

Na de 1e shopmeeting zorgen wij voor de verdere designafwerking van de webshop op basis van de besproken feedback. Ondertussen gaat u aan de slag met de invoer van producten en inhoud. Afhankelijk van de omvang van uw assortiment kan het invoeren van producten een flinke klus zijn. We plannen de 2e shopmeeting daarom op een redelijke termijn na de 1e shopmeeting, zodat u voldoende tijd hebt om alle producten in te voeren.

Telefonische ‘tussen-check’
In de periode tussen shopmeeting 1 en 2 plannen we op voorhand een telefonische afspraak in. Dat doen we vrij kort na de shopmeeting 1, op een moment dat u een eerste slag heeft gemaakt met het plaatsen van de producten en invoeren van algemene tekstpagina’s.

Voorafgaand aan de telefonische afspraak kijken wij naar de voortgang in het vullen van de webshop en tijdens het gesprek adviseren we u over zaken die mogelijk wat anders of beter gedaan zouden kunnen worden. Van uw kant kunt u op dat moment alle vragen stellen waar u tijdens het vullen van de webshop tegenaan bent gelopen.

Door deze bewust vroegtijdig ingeplande ‘tussen-check’ wordt voorkomen dat u veel werk verzet dat achteraf gezien beter anders gedaan had kunnen worden. Ook stelt het u in de gelegenheid om heel gericht zaken aan te kaarten waar u mogelijk tegenaan bent gelopen.

In de periode tussen shopmeeting 1 en 2 kunt u, voor zover dat nog niet gebeurd is, ook een definitieve keuze maken voor een Payment Service Provider en de benodigde overeenkomst met de gekozen partij afsluiten.

Terwijl u aan het werk bent met het vullen van de webshop zit WebGenerator niet stil. Wij werken de webshop verder af op basis van de in de 1e shopmeeting verkregen feedback. Naast de geplande tussen-check staan we natuurlijk ook ‘standby’ voor verdere vragen.

Stap 5: Shopmeeting 2

Voor shopmeeting 2 gaan we ervan uit dat:

  • Alle producten zijn ingevoerd.
  • U alle algemene teksten hebt ingevoerd en algemene instellingen hebt gepleegd.
  • Wij alle feedback van shopmeeting 1 hebben verwerkt.

Tijdens shopmeeting 2 komen de volgende zaken aan de orde:

  • Gezamenlijke doorloop van ‘voor- en achterkant’ van de webshop.
  • Complete test van een bestelling met betaling in het test-account van de PSP.
  • Beantwoording van openstaande vragen van uw kant.
  • Vaststelling van eventuele nog door WebGenerator uit te voeren afwerkpunten.
  • Training in de verwerking van binnenkomende webshopbestellingen.

Aan het einde van de meeting spreken we een datum af waarop de webshop kan worden live gezet.

Stap 6: Tussen shopmeeting 2 en live-datum

Als alle producten al zijn ingevoerd en er geen of slechts heel weinig afwerkpunten voor WebGenerator zijn dan kan de webshop heel snel na shopmeeting 2 live worden gezet. Mogelijk zelfs al diezelfde of de volgende dag. Als de productinvoer en/of afwerking echter nog niet helemaal is afgerond spreken we een reële datum voor de live-gang af. In de tussenliggende periode worden de laatste puntjes op de i gezet.

Stap 7: Live zetten van de webshop

Op de afgesproken datum zetten wij uw webshop live op het daarvoor gekozen domein. Dat betekent dat er bepaalde instellingen op het domein gepleegd moeten worden. In de meeste gevallen moet u dat zelf doen (of laten doen door de partij waar u uw domein hebt geregistreerd). Wij verstrekken u daarvoor een duidelijke uitleg.

Stap 8: Live checks & afwerking

Tot aan de live-gang heeft uw webshop steeds op een ‘werkadres’ gestaan, maar nu draait de shop op het echte domein. Het ‘droogzwemmen’ is voorbij en daarom voert WebGenerator direct na de live-gang nog een paar laatste controles uit:

  • Een volledige controle op basis van een uitgebreide checklist.
  • Een complete test van het hele bestelproces inclusief echte betaling.

Mochten naar aanleiding van de checklistcontrole en/of testbestelling nog technische of design-gerelateerde issues boven water komen, dan zal WebGenerator die direct in orde maken. Als ons in de webshop nog zaken opvallen die u zelf kunt optimaliseren, dan melden we dat uiteraard aan u.

Nazorg

We begrijpen volledig dat u na het live zetten van de webshop nog vragen en verzoeken kunt hebben die voortvloeien uit de implementatie door WebGenerator. Daarom kunt u tot 1 week na de live-gang nog een beroep doen op gratis support door WebGenerator, met een maximum van 2 uur.

Heeft u na de eerste week nog behoefte aan extra support van WebGenerator, of heeft u ideeën voor verdere verbeteringen en/of uitbreidingen die u door WebGenerator wilt laten uitvoeren? Ook dan helpen we u natuurlijk graag. Werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd op basis van een offerte of – bijvoorbeeld als het om wat kleinere klusjes gaat – u kunt een urentegoed inkopen in de vorm van een ‘strippenkaart’, waarbij u profiteert van een lager uurtarief.