Oude situatie: Outlook (Hosted Exchange en POP)

Bij WebGenerator hadden we e-mail, over de hele linie gezien, een beetje rommelig geregeld. Sommige collega’s werkten met Outlook Hosted Exchange, anderen met POP-accounts. Maar goed, alles werkte en “if it ain’t broken, why fix it”? Tot op een slechte dag onze Hosted Exchange leverancier besloot een grote upgrade uit te voeren. Dat vereiste ook wat voorbereidende acties van onze kant, maar de mailtjes daarover waren bij alle betrokken collega’s in de spamfolder beland (op zich een knappe prestatie).

Wet van Murphy

Op de dag van de overgang werkte daardoor de e-mail bij verschillende collega’s niet meer. Daarna begon een traject dat in alle opzichten de wet van Murphy volgde. We willen onze voormalige Hosted Exchange leverancier niet te zwaar vallen, maar soms gaan dingen in techniek dusdanig mis dat het bijna niet meer goed kan komen. Dus dachten we: hier moeten we vanaf. En zo ontstond het idee om met het hele bedrijf op Gmail over te stappen, of om preciezer te zijn: op de professionele versie daarvan, Google Apps.

Voor- en nadelen van Gmail

Nou kent bijna iedereen het “gewone” Gmail wel. De voordelen zijn natuurlijk dat het gratis is, dat je daarbij heel veel opslagruimte krijgt (7 gigabyte) en dat je er altijd bij kunt, of het nu vanaf je computer is (of welke computer dan ook), je mobieltje of je tablet.

Nadelen zijn er echter ook. Die advertentietjes bijvoorbeeld, die je toch een beetje het gevoel geven dat iemand je mail zit mee te lezen. Of de “conversatieweergave” waar Gmail zo om bekend staat, waardoor berichten worden “gebundeld” waarvan Gmail denkt dat ze bij elkaar horen. Soms zien e-mail nieuwsbrieven er ook niet zo netjes uit in Gmail (maar eigenlijk ligt dat dan eigenlijk meer aan de afzender die geen professionele e-mail marketing oplossing gebruikt).

Als bedrijf oogt het verder misschien niet zo professioneel als je met een adres werkt dat op @gmail.com eindigt. En veel mensen die gewend zijn aan de mapjes van Outlook (en wie is dat niet) zullen moeten wennen aan het ontbreken daarvan in Gmail.

Gratis Gmail versus Google Apps

In de professionele versie van Gmail heb je geen advertenties. Je betaalt wel voor het gebruik ervan, maar slechts € 40,00 per jaar en daar krijg je 25 gigabyte opslag bij. Knappe jongen die dat vol krijgt en als het je toch lukt kun je de ruimte voor een paar tientjes per jaar met tientallen gigabytes uitbreiden. En met de pro-versie kun je gewoon je eigen domein voor je e-mail adressen gebruiken in plaats van @gmail.com.

En wat die conversatieweergave betreft (you love it or you hate it): niet iedereen weet het, maar die kun je sinds een tijdje gewoon uitzetten (ook in de gratis versie van Gmail), via
Instellingen >
Algemeen >
Conversatieweergave.

Overstappen van Outlook naar Gmail

Je kunt wel vrolijk besluiten om van Outlook over te stappen naar Gmail, maar alle mailhistorie (en je contacten en je agenda-items) wil je natuurlijk wel meenemen. Gelukkig kan dat ook. Google Apps biedt daarvoor allerlei migratietools en in principe zou je dit — als je een beetje handig bent en er even de tijd voor neemt — allemaal zelf kunnen regelen. Nou zijn we bij WebGenerator wel handig maar tijd is een schaars goed. Voor de migratie besloten we daarom een gespecialiseerd bedrijf in de arm te nemen, waarvoor ik hier graag met een linkje en logo reclame maak: Everclouds.

Stan Megens van Everclouds hielp ons voorbeeldig bij het “overpompen” van alle Outlook-data naar nieuwe Gmail-accounts. Dat gebeurde in de achtergrond vóór de echte overstap, dus ondertussen konden we gewoon blijven doorwerken met onze e-mail. Een paar hick-upjes in het traject werden snel en adequaat opgelost, omdat Stan erbovenop zat en altijd snel reageerde. Op de dag van de overgang kwam Stan persoonlijk bij ons op kantoor langs en hielp iedereen persoonlijk met de laatste instellingen. Soms is uitbesteden van dingen echt een verademing.

“En, hoe bevalt het?”

Heel goed, dank u! Sommige collega’s moesten wel een beetje afkicken van hun vertrouwde Outlook-werkwijze. Onze sales manager had bijvoorbeeld een uitgebreide mappenstructuur in Outlook waarin hij feilloos en blindelings alle offerte-aanvragen en lead-informatie tot in het verre verleden kon terugvinden. Nu gebruikt hij daarvoor de labels van Gmail (al zijn mapjes zijn bij de migratie omgezet naar labels) en dat werkt prima voor hem. En toen hij in 5 seconden al zijn mail, contacten en afspraken ook op zijn mobiele telefoon zag verschijnen was hij helemaal om.

We gebruiken binnen Google Apps niet alleen Gmail, maar ook het adresboek en de agendafunctie. Beide kunnen we binnen het bedrijf delen. Daardoor weten we altijd van elkaar waar we uithangen en wanneer we beschikbaar zijn. Ook kunnen we — net als in Outlook — afspraakuitnodigingen en -bevestigingen versturen, ook naar en van mensen die niet met Gmail werken.

Andere functies in Google Apps

Je kunt binnen Google Apps ook al je bedrijfsbestanden ‘in de cloud’ zetten via Google Drive. Met een synchronisatieprogrammaatje heb je die bestanden dan ook op je eigen computer staan, zodat de werksnelheid er niet onder lijdt. Wij gebruiken het nog niet, maar ik sluit niet uit dat we dat op termijn wel gaan doen. Als je wilt kun je met Google Apps zelfs een (eenvoudige) website maken. Daar hebben wij als internetbureau niet zoveel noodzaak aan 😉 maar het kan wel handig zijn als je bijvoorbeeld rondom een project een intranet-/extranet-achtige site wilt opzetten om informatie met collega’s en/of klanten wilt delen.

Gebruik jij Gmail? Of geen haar op je hoofd die erover peinst?

Al met al kunnen we Google Apps van harte aanbevelen. Werk jij ook met Gmail of Google Apps? Of zou je nog niet dood gevonden willen worden in Gmail? Laat gerust een reactie achter onder dit artikel. Veel mensen zijn op zoek naar “het ideale e-mail programma” dus als je je ervaringen op dat gebied hier wilt delen is dat nuttige informatie voor de lezers van deze blog.