Voor organisaties die hun activiteiten financieren met donaties en sponsoringen, is e-mail marketing een ideaal middel om de relatie met de achterban levend te houden én om nieuwe "supporters" aan te trekken. Stichting AAP is zo'n organisatie. WebGenerator sponsort de stichting al jaren door hen tegen kostprijs gebruik te laten maken van onze online nieuwsbrief software WebGenerator ProMail. Petra Timmers houdt zich als communicatiemedewerker bij AAP bezig met de externe online communicatie (website, social media, nieuwsbrieven) en interne communicatie. Zij was graag bereid om voor onze blog een aantal vragen over haar ervaringen met onze nieuwsbrief software ProMail te beantwoorden.

Petra, allereerst bedankt dat je even de tijd voor ons wilde nemen. Kun je ons wat meer vertellen over jullie organisatie?

Stichting AAP is een Europees opvangcentrum voor uitheemse dieren. De dieren die bij ons terecht komen zijn afkomstig van de illegale handel, proefdierlaboratoria, circussen, louche dierentuinen of rechtstreeks van particulieren. Bij AAP worden de dieren liefdevol verzorgd, tot ze weer gezond zijn en sociaal met hun soortgenoten kunnen samenleven. Daarna proberen we een permanent en mooi thuis elders voor ze te vinden.

Hoe lang werkt jullie Stichting AAP al met ProMail?

We gebruiken jullie nieuwsbrief software volgens mij sinds 2008. Daarvoor werkten we al wel met WebGenerator samen, maar nog met andere software.

Wat voor soort mailings versturen jullie, hoe vaak en in welke aantallen?

We sturen regelmatig (zo’n 1 keer per 2 maanden) herinneringsmails naar mensen die zich bij ons hebben aangemeld als Air Miles spaarder, maar die hun formulieren nog niet hebben geretourneerd. Daarnaast nodigen we jaarlijks duizenden donateurs uit om naar onze speciale open dagen te komen. Onze adoptie-ouders ontvangen twee keer per jaar een mailing met inlogcode waarmee ze een filmpje van hun adoptie-dier kunnen gaan bekijken. Sinds kort versturen we met de nieuwsbrief software ook een zakelijke e-mail nieuwsbrief (Nederlandstalig én Engelstalig) naar onze zakelijke partners. Het is de bedoeling dat deze nieuwsbrief elke twee maanden gaat verschijnen.

Wat levert ProMail jullie op?

Voor de conversie naar Air Miles spaarders is het een enorme hulp. Mensen die Air Miles voor ons willen sparen, zijn niet heel erg verbonden aan AAP (aangezien het een gratis manier van steunen is). Daardoor sturen relatief veel mensen de formulieren nooit terug. Met de herinnering die we via ProMail versturen, is dat behoorlijk verbeterd. Deze maand gaan we voor het eerst testen hoe we dee ProMail nieuwsbrief software in kunnen zetten om Air Miles spaarders te upgraden naar bijvoorbeeld donateur of adoptie-ouder.

Hoe makkelijk (of moeilijk?) vind je het opstellen van een mailing in ProMail?

ProMail is erg gebruiksvriendelijk omdat je stap voor stap door het hele proces wordt meegenomen en er bij elke stap wel uitleg beschikbaar is.

Hoe ervaar je het beheer van e-mail adressen en bijbehorende informatie?

Het is fijn dat je zoveel (of zo weinig) informatie toe kan voegen aan je adressen als je wilt en dit ook altijd bij kan werken. Sommige mailingen sturen we heel gepersonaliseerd, bijvoorbeeld de mailingen aan de adoptie-ouders, waarbij onder meer een inlogcode en de naam van hun adoptiedier genoemd wordt. Andere mailings, zoals onze zakelijke nieuwsbrief, bevatten weer alleen een e-mail adres. Ik vind het verder een hele geruststelling, dat wanneer iemand zich ooit uitschrijft, ik niet hoef op te letten bij het importeren van nieuwe adressen: ProMail bewaakt zelf dat een e-mail adres dat is afgemeld niet per ongeluk opnieuw kan worden ingevoerd.

Wat vind je van de rapportages in de nieuwsbrief software?

Heel uitgebreid, we hebben hier erg veel aan. Ook het kunnen exporteren van rapportages is erg nuttig voor ons, aangezien het werken met ProMail door één afdeling (Communicatie) gebeurt, terwijl we verschillende andere afdelingen als opdrachtgever hebben. Recent ontdekte ik Worldview*, erg leuk om te bekijken vlak na het verzenden van een grote mailing!

* Worldview is een functie in ProMail die in real-time op een wereldkaart laat zien waar en wanneer ontvangers een nieuwsbrief openen, doorklikken op een link of de e-mail nieuwsbrief delen via een forward, Twitter of Facebook.

Zou je ProMail aanbevelen aan relaties?

Zeker!

Geïnteresseerd in WebGenerator ProMail?

Klik hier voor meer info over onze e-mail marketing oplossing. Een vrijblijvende offerte kunt u aanvragen via dit formulier. Vragen? Bel gerust: 036 30 200 15.