Anti-spambeleid en -functies

WebGenerator hanteert een strikte anti-spam policy om te voorkomen dat ProMail wordt gebruikt voor het verzenden van spam. Het komt zelfs wel eens voor dat we een opdracht weigeren omdat de herkomst van e-mail adressen niet afdoende kan worden verklaard. Dat lijkt streng, maar zo voorkomen we ‘blacklisting’ van onze mailservers en beschermen we onze klanten tegen spam-klachten.

Elke e-mailing moet volgens de wet een duidelijke afmeldlink bevatten. WebGenerator bouwt een dergelijke link in in alle nieuwsbriefsjablonen.

Wanneer een ontvanger van uw e-mail nieuwsbrief zich afmeldt, wordt zijn e-mail adres geïsoleerd en kunnen naar dit adres geen e-mailings meer worden verzonden. Bovendien controleert ProMail bij nieuwe imports of er geen afgemelde adressen tussen zitten. Zelf kunt u per e-mailing zien wie zich hebben afgemeld. Ook kunt u zelf e-mail adressen isoleren. Zo kunt u ook afmeldingen die op een andere manier binnenkomen (bijvoorbeeld telefonisch of per reply e-mail) adequaat verwerken.

Als hoofdregel geldt voor communicatie per e-mail het “opt-in” principe. Dit betekent dat ontvangers expliciet toestemming (permissie) moeten hebben verstrekt voor het toezenden van dergelijke communicatie per e-mail.

Bijvoorbeeld:

• Iemand heeft zich aangemeld via een speciaal formulier op uw website.
• U heeft schriftelijke toestemming verkregen, bijvoorbeeld via een formulier of enquête.
• U hebt een visitekaartje van iemand ontvangen en expliciet toestemming gevraagd en gekregen om die persoon per e-mail te mogen informeren.

Als u een e-mailadres van een klant ontvangt bij de verkoop van een product of dienst, dan mag u dat adres gebruiken voor het toesturen van commerciële mailings over eigen gelijksoortige producten of diensten. De actualiteit van het bestand is daarbij echter wel van belang. Klanten die lang geleden een eenmalige aankoop bij u hebben gedaan en waar u niet echt een actieve relatie meer mee hebt, zullen uw email eerder als spam ervaren.

Wanneer gebruikers van WebGenerator ProMail voor de eerste keer een grotere mailing versturen (naar meer dan ca. 4.000 adressen) treedt er een goedkeuringsprocedure in werking. Er wordt gevraagd om een verklaring van de herkomst van de e-mail adressen. Binnen 12 uur ontvangt men bericht of de mailing wordt goedgekeurd. Als deze goedkeuringsprocedure eenmalig positief is doorlopen, is dit in de verdere toekomst niet meer nodig.

Heeft u een adressenbestand dat wel aan de wettelijke richtlijnen voldoet maar dat u nog nooit of heel lang geleden hebt gebruikt voor e-mail marketing? Dan is het wellicht een goed idee om gebruik te maken van onze List Screening Service.

Hebt u vragen over de richtlijnen op het gebied van e-mail marketing of over goede manieren voor het verkrijgen van permissie tot het versturen van e-mail naar uw doelgroepen? Neem gerust contact met ons op: we adviseren u graag.