Onze e-mail marketing applicatie WebGenerator ProMail heeft een update ondergaan. ProMail bevatte al functies om e-mail marketing te automatiseren. Zo kun je verschillende soorten autoresponders versturen, of je nieuwsbrief met een RSS-feed automatisch vullen en verzenden met inhoud uit je website. Deze functies zijn nu samengebracht onder één tab met de naam "Automation". Hieronder lichten we de verschillende mogelijkheden nader toe.

Waar vind je deze functies?

De functies voor het aanmaken van autoresponders en RSS-gebaseerde e-mails vind je onder de nieuwe tab "Automation".

De inrichting van de andere tabs is iets veranderd. Het tabje "Reports" is verdwenen. De rapportages van je nieuwsbrieven kun je nu bereiken via de tabjes Overview (van recente mailings) en Campaigns (van alle mailings).

Het scherm "Automation"

Klik je op de tab "Automation" dan zie je -- als je nog niet eerder een autoresponder hebt aangemaakt -- het volgende:

Heb je al wél eerdere autoresponders of RSS-gebaseerde mails aangemaakt, dan zie je daarvan een overzicht:

Via de buttons Get Started respectievelijk Create a new workflow kun je beginnen met het maken van een "workflow" (dat is de verzamelnoemer voor autoresponders en RSS-gebaseerde e-mails).

Vier soorten workflows

Er zijn vier soorten workflows: drie types autoresponders, plus de mogelijkheid om e-mails automatisch te vullen en verzenden op basis van RSS-feeds uit je website. We zetten ze hieronder voor je op een rijtje.

Als iemand zich aanmeldt voor je nieuwsbrief

ProMail biedt al een eenvoudige functie om optioneel een bevestigingsmail te sturen naar mensen die zich aanmelden voor je nieuwsbrief, waarbij je zelf kunt kiezen of men nog op een link moet klikken om de aanmelding definitief te bevestigen. Deze mail biedt echter geen opmaakmogelijkheden en wordt verzonden als “platte” tekst. Wil je je nieuwe lezers in een mooiere layout welkom heten, dan kan dat met deze autoresponder. Op die manier kun je een van je eigen nieuwsbrieftemplates gebruiken. Je kunt er voor kiezen om de mail direct te versturen als iemand zich aanmeldt, maar ook om na het een ingestelde tijd na de aanmelding te doen. Bovendien hoef je je niet te beperken tot één mail: je kunt met vooraf ingestelde tussenpozen meerdere mails verzenden, ofwel een reeks van autoresponders.

Op een specifieke datumOp een specifieke datum

Met deze autoresponder kun je automatisch een of meerdere mails versturen, gebaseerd op een datum die is opgenomen in het profiel van de abonnee. Stel bijvoorbeeld dat je een lijst hebt met aanmeldingen voor een evenement op 10 oktober. Je kunt die mensen dan op 8 oktober een reminder sturen en op 11 oktober nog een mail om ze bedanken voor hun komst of om een paar evaluatievragen te stellen. Of denk aan klanten die een abonnementsproduct bij je afnemen met een bepaalde einddatum. Je zou die klanten kort voor die datum een mail kunnen sturen met de vraag of ze dat abonnement willen verlengen.

Op een jaarlijks terugkerende datum

De toepassingsmogelijkheid van deze autoresponder hoeven we je waarschijnlijk nauwelijks uit te leggen: hiermee kun je je abonnees een felicitatie sturen op hun verjaardag. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je die verjaardag in ProMail hebt vastgelegd bij de gegevens van die abonnee. Maar daar zou je bij de aanmelding al om kunnen vragen. Denk ook eens out of the box: is het misschien leuk om je klanten te feliciteren met het feit dat ze X jaar klant bij je zijn? De datum van een eerste order of opdracht kun je waarschijnlijk altijd wel achterhalen.

E-mails op basis van RSS-feeds

Veel websites hebben RSS-feeds, een soort data-stroompje met daarin bijvoorbeeld blog- of nieuwsberichten. Deze kunnen in ProMail worden gebruikt om automatische mails te verzenden zodra er een nieuw bericht wordt geplaatst. Je kunt daarbij echter ook denken aan zaken als vacatures, webshopproducten of makelaarsobjecten. Zolang de informatie kan worden aangeboden in een RSS-feed, kan ProMail er automatisch e-mails van maken en die verzenden. Dit vraagt wel om een speciale ProMail-template. Die kunnen wij voor je maken. Ook kunnen we je adviseren over de beste opbouw van je RSS-feed of -- als je je website bij ons hebt laten bouwen -- die zelfs voor je maken. Neem gerust contact met ons op als je daar meer over wilt weten.

Vraag & antwoord

Hieronder het antwoord op een aantal mogelijke vragen die je misschien hebt over deze functies. Staat je vraag er niet tussen? Stuur dan een mailtje naar promail@webgenerator.nl en je krijgt snel een reactie.

Kan ik zien hoe vaak een workflow-mail wordt geopend?
Ja, alle workflow-mails bieden dezelfde uitgebreide rapportages als de "gewone" e-mailings die je met ProMail verzendt. Dus je ziet hoe vaak een mail wordt geopend, of er wordt geklikt, wie er klikt, wanneer er wordt geklikt, of mensen zich afmelden, enzovoort enzovoort...

Kan ik workflow-mails (tijdelijk) uitzetten?
Ja, elk type workflow-mail kan worden gepauzeerd en weer worden hervat. Je hoeft een workflow dus niet helemaal te verwijderen om die (tijdelijk) stop te zetten.

Wat zijn de  kosten?
Per verzonden workflow-mail wordt 1 credit afgetrokken van je mailtegoed.

Hoeveel mails kan ik opnemen binnen een autoresponder-reeks?
Zoveel als je wilt!

Kunnen mensen zich afmelden voor deze automatische e-mails?
Het is en blijft wettelijk verplicht om een afmeldlink onder je e-mailings te plaatsen. Ook workflow-mails moeten daarom die afmeldoptie bevatten. Dus ja, men kan zich gewoon netjes afmelden en die afmelding wordt zoals gebruikelijk keurig automatisch door ProMail verwerkt.

Kan ik workflow-mails personaliseren?
Net als alle andere mailings vanuit ProMail kun je ook workflow-mails personaliseren, bijvoorbeeld met een aanhef of met andere informatie die je over je abonnees in ProMail hebt opgeslagen.

Is het ingewikkeld om dit soort workflow-mails op te zetten?
Bij de autoresponders word je stap voor stap door het proces geleid en het wijst zich vrijwel vanzelf. Mocht je vragen hebben, stuur dan een mailtje naar helpdesk@webgenerator.nl, we helpen je graag. Tip: test je autoresponders altijd met een lijstje met een of meer van je eigen e-mailadressen. Bij het opzetten van RSS-gebaseerde mails komt iets meer kijken en je hebt er een speciale template voor nodig. Mogelijk moet er ook een beetje aan de RSS-input voor die mails geknutseld worden. Wil je met RSS-mails aan de slag, neem dan even contact met ons op.

Have fun!

We hopen dat je veel plezier zult beleven aan de "automation" functies van ProMail. In de toekomst zullen deze functies verder worden uitgebreid, we houden je daarover natuurlijk op de hoogte.

Heb je een automation-toepassing bedacht en opgezet in ProMail, en vind je het leuk om dat met ons en lezers van deze blog te delen? Laat dan gerust een reactie achter onderaan dit artikel. Misschien vind je deze artikelen ook interessant:

8 onderwerpregels waardoor je e-mailnieuwsbrief meer wordt gelezen
Infographic: e-mail marketing versus social media
Reactiveer je nieuwsbrieflezers in 5 stappen Informatie over gerelateerde producten en diensten op onze website:

Je nieuwsbrief maken met WebGenerator ProMail